تعد إدارة السجلات جزءًا لا يمكن الاستغناء عنه في بيئة الأعمال. تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بسجلاتها، وأرشفتها، وتدقيقها بشكل دائم. يمكننا العثور على أمثلة لهذه الحاجة في جميع أنحاء المجالات. يجب تخزين المعلومات بأمان وتوفير إمكانية الوصول إليها بسهولة من قِبَل الموظفين المعتمدين حسب الحاجة. فكيف يتم تخزين هذه البيانات؟ وكيف يمكن استرجاعها؟ ومتى يجب تدميرها؟ ستتم معالجة جميع هذه الأسئلة في إطار هذه الدورة التدريبية. سنقوم أيضًا بشرح نظام ISO 15489 القياسي، الذي يوضح المفاهيم والمبادئ المتعلقة بإدارة السجلات وبياناتها الوصفية، بالإضافة إلى السياسات والمسؤوليات المعينة وعمليات المراقبة والتدريب التي تدعم إدارة السجلات الفعالة. كما سيتم تسليط الضوء على تحليل سياق الأعمال بشكل متكرر وتحديد متطلبات السجلات، بالإضافة إلى ضوابط السجلات وعمليات إنشاء السجلات وإدارتها.

أهداف الدورة:

· فهم معايير ISO 15489.

· تنفيذ عملية إدارة الوثائق والسجلات.

· استرجاع المستندات عند الحاجة.

· فهم دورة حياة المستندات والسجلات.

· تفويض أفراد معينين للوصول إلى المستندات والوثائق.

الفئات المستهدفة:

· موظفو المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق.

· موظفو السكرتارية والديوان.

· جميع الموظفين في مجال حفظ وضبط الوثائق والسجلات.

· المعنيين بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب وحفظ الوثائق والبيانات.

· كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

المحاور العلمية للدورة:

فهم معايير ISO 15489:

· مصطلحات إدارة السجلات الرئيسية

· ISO 15489: المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات

· تخطيط المشاريع والبرامج

· أنظمة إدارة المستندات (DMS) مقابل أنظمة إدارة السجلات (RMS)

· إدارة المعلومات

· دورة حياة السجلات

تصنيف وإدارة السجلات الورقية:

· تصنيف السجلات

· إدارة السجلات المادية

· العمليات الآلية

· تحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية

· تفاصيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

تنفيذ عملية التوثيق:

· تنفيذ التخطيط

· التوسيم والتصنيف

· الرمز الشريطي Bar code

· ملء الأقسام

· تقليل التكاليف

· التحقق من الصحة

· الفهرسة

· تخزين

فهم الوثائق:

ابحث عن دورة