التقنيات الإلكترونية لأنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة التقنيات الإلكترونية لأنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات
المقدمة:
تواجه المنظمات في الوقت الحالي تحديات عديدة فيما يتعلق بحجم البيانات المتزايد، وبالتالي أصبحت إدارة الوثائق والأرشفة عنصرًا حاسمًا في ممارسات حوكمة المعلومات السليمة. تساعد إدارة الوثائق والأرشفة في تلبية متطلبات الامتثال للمعايير والتشريعات، وتقليل حجم التخزين، وتقليل المخاطر والتكاليف، والحفاظ على إمكانية الوصول السهلة إلى الوثائق الهامة.
تُعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات الإلكترونية" من التقنيات الرئيسية التي تساعد المؤسسات على مواجهة هذه المتطلبات وتقليل استخدام الورق ومخاطر تلف الوثائق، بالإضافة إلى تقليل التكاليف. يتم استخدام أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية لتتبع وتخزين الوثائق الإلكترونية أو الصور الرقمية للوثائق الورقية، والاحتفاظ بنسخ متعددة منها.
تُعد نظام إدارة الوثائق جزءًا من نظم إدارة المحتوى المؤسسية المرتبطة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة ونظم سير العمل ونظام إدارة السجلات. تلتزم هذه الأنظمة بتنظيم وتنسيق وحفظ الوثائق بطريقة فعالة وآمنة، وتسهل الوصول إليها وإدارتها بفاعلية، مما يعزز الكفاءة والموثوقية في العمليات المؤسسية.
أهداف الدورة:
· الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي
· اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
· اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا
· اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات
· إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية
· تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا
· تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه
المحاور العلمية للدورة:
الأرشفة الإلكترونية
· الإدارة الإلكترونية
· عناصر الإدارة الإليكترونيةاهم
· فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
· اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
· نظم الأرشفة الإلكترونية
· مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
· المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
· المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات
· طرق التصنيف والفهرسة
· متطلبات الأرشفة الالكترونية
· خصائص الارشفه الالكترونية
· طرق صيانة الملفات
· البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
· الحماية من الاخطار الالكترونية
· أهم برامج الأرشفة الالكترونية
نظم إدارة الوثائق
· التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
· معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
· التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
· عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
· طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
· لتسهيل الحفظ و الاسترجاع. EXCEL استخدامات
· في المراسلات الإلكترونية. Outlook استخدامات
· في بناء قواعد البيانات. Access استخدامات
· في الأرشفة و الحفظ. Acrobat أستخدامات
· تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال