واجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة واجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي
المقدمة:
مهمة السكرتير أو المساعد الإداري تتمثل في تقديم الدعم الإداري لكبار المديرين في المنظمة. يعني ذلك أنهم يتولون مهام ومسؤوليات واسعة ومتنوعة وفقًا لاحتياجات المنظمة. قد يُطلب منهم أيضًا تنفيذ واجبات ثانوية متنوعة.
تحظى المساعدين الإداريين ومساعدي الشخصيات والأمناء الذين يتمتعون بالمعرفة والكفاءة بقيمة كبيرة لدى المديرين التنفيذيين والمؤسسة التي يعملون فيها. وبالتالي، يتم طلبهم بكثرة ويحصلون على رواتب جيدة وحوافز أخرى.
أهداف الدورة:
· فهم واضح للدور الوظيفي لمدير المكتب، وتعلم كيفية الالتزام بالمعايير ذات الصلة والتصرف بصورة احترافية.
· جدولة وتنسيق الاجتماعات والمهام وتحديد الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة.
· تقديم الدعم التشغيلي للقسم الإداري.
· إدارة اليوميات وتحديد المواعيد.
· حجز الغرف وترتيبات السفر.
· إعداد الأوراق والمستندات للاجتماعات وتوزيعها.
· تدوين المحاضر.
· التعامل مع البريد.
· صياغة خطابات ووثائق أخرى، مثل عروض PowerPoint التقديمية.
· الحفاظ على أنظمة الملفات.
· التعرف على كيفية استخدام نظام حفظ مناسب للوثائق والسجلات لدعم العمليات المكتبية اليومية.
الفئات المستهدفة:
تعد الدورة التدريبية لواجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي مثالية لـكل من:
· المساعدين الشخصيين والأمناء الطموحين الواثقين في مناصبهم الحالية.
· من يرغب أن يكون مبادراً أكثر، ويتطور في منصبه ويتحمل مزيداً من المسؤولية الإدارية.
· المساعدين الشخصيين والأمناء الراغبين في زيادة حصيلة مهاراتهم وكفاءاتهم.
· كبار المسؤولين الراغبين في تحسين فعاليتهم أو آفاقهم الترويجية.
المحاور العلمية للدورة:
أنواع المساعدين الشخصيين / السكرتير وأدوارهم
· السمات والمهارات الشخصية، وعلاقات العمل، والتكيف مع التغيير.
· بيئة المكتب: التخطيط والتصميم والعوامل البيئية ومخاوف الصحة والسلامة.
· الأثاث والمفروشات والمعدات والآلات ووظائفها.
· عالم التجارة: أنواع المؤسسات العامة والخاصة.
خطابات الأعمال وإعدادها؛ النشر المكتبي
· الاتصالات وتتضمن المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج والتقارير ووثائق العمل الأخرى.
· أنظمة الملفات والبيانات والمعلومات.
· استخدامات الآلات المكتبية والتحكم فيها.
· أنظمة الحاسب الآلي: البيانات، قواعد البيانات، الأجهزة، البرمجيات، أمن البيانات.
البريد الوارد: الفرز، الفتح، التوزيع؛ الإملاء والتحقق باستخدام معالج النصوص word
· البريد الصادر وإرسال البريد والخيارات والطوابع البريدية وخيارات الترحيل والآلات.
· أعمال الاستقبال، الزوار، المواعيد، التسليمات.
· ترتيب الاجتماعات، وتمثيل المنظمة.
· الاجتماعات: الترتيبات، الإخطارات، جداول الأعمال، تدوين المحاضر، إعداد المحاضر.
إجراء ترتيبات السفر؛ المواعيد اليومية